No ano passado houve a criação da CTPS digital e ela corresponde ao que chamamos de carteira de trabalho, substituindo o documento físico.
Por isso, as empresas e o RH principalmente devem ficar atentos para cumprir os requisitos necessários.
O que é a CTPS Digital
É na carteira de trabalho que a empresa deve fazer todas as anotações sobre os vínculos empregatícios de um trabalhador.
Nela devem constar informações como número do PIS, data de contratação, cargo ocupado, alteração de função, salário e alterações e concessão de férias – enfim, todas as informações sobre o contrato de trabalho
O documento físico foi substituído no ano passado por um novo em formato digital. A intenção é tornar as informações mais acessíveis e concentradas em um só lugar, sem o medo de perder o documento.
Isso evita também problemas com a demora na devolução da carteira de trabalho e as anotações pendentes.
As regras da carteira de trabalho digital foram instituídas pela Lei 13874/2020 e pela Portaria 1.065/2019 e no artigo 29 vemos a disposição sobre como deve ser feita a anotação:
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
O que muda?
A principal alteração com relação às anotações, é que agora elas devem ser feitas pela empresa no eSocial.
As informações devem ser prestadas mensalmente até o dia 15 de cada mês, sendo que o sistema e a CTPS são automaticamente atualizados com os dados prestados.
No eSocial já constam as informações sobre registro de empregados, rescisão contratual, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alterações de salário, que são as informações que são necessárias na carteira de trabalho.
As empresas que não são adeptas ao eSocial precisarão se adaptar e enquanto não fazem isso, deverão seguir com as anotações na Carteira de Trabalho física.
Outro detalhe importante é o cuidado que se deve ter com a informação dos dados. Para rescisão, o empregador possui 10 dias de prazo para informá-la e formalizá-la e para as demais alterações deve ser considerado o prazo do eSocial (que é até o dia 15 de cada mês conforme já mencionamos acima).
Cada trabalhador deve fazer o registro e o cadastro da sua carteira de trabalho digital. À empresa caberá somente realizar as anotações referente ao seu contrato de trabalho de forma digital.
De modo geral, a CTPS digital serve para manter registros de informações sobre os contratos de trabalho de um trabalhador.
Com isso é possível ter dados para fazer os devidos recolhimentos previdenciários, vínculos de emprego, salários, férias e outros.
Antes, essas informações eram feitas em registro físico e agora, com a CTPS digital os dados são digitalizados, o que torna o acesso ainda mais fácil.
Vários órgãos públicos usam os dados de um contrato de trabalho para fins diversos, e diante disso, a CTPS Digital facilitou muito o acesso aos dados.
Automaticamente, os sistemas e órgãos se alimentam de informações que estão ali, e acabam conversando entre si e se complementando.
Por isso é muito importante garantir a idoneidade de informações e a proteção dos sistemas contra fraudes. As informações colocadas no sistema não podem convergir entre si e em caso de discrepâncias devem ser atualizadas para ficarem corretas.
E a CTPS física? Podemos descartar?
Quem ainda tem a CTPS física deve guardá-la e não jogar fora. Apesar da substituição pela versão digital, a CTPS física continua sendo válida, e é importante para comprovar períodos anteriores de emprego.
O que muda, é que as novas anotações deverão ser feitas no aplicativo ou pela internet. Já as anteriores, permanecerão na CTPS física.
As empresas também devem ficar atentas aos prazos para a realização de anotações na nova CTPS, que estão determinados na Portaria.
Alguns dos principais prazos:
· Até 01 dia antes do início da prestação de serviço pelos novos colaboradores: matrícula do empregado, data da emissão da CTPS, valor do salário, natureza da atividade laboral;
· Para contratações que ocorrerem até o dia 15, deve-se informar até o dia 15 do mês subsequente: descrição de cargo e função, salário variável, horário de trabalho, informação de empregado com deficiência ou reabilitado, dentre outros;
· Até o dia 15 do mês subsequente para casos de alterações contratuais ou de dados: férias, afastamento por auxílio-doença ou acidentário, reintegração ao emprego.
O que muda para as empresas na hora da contratação
O eSocial foi criado em 2014 e apesar de ter sido de uso opcional no começo, com o passar dos anos ele foi se tornando gradativamente obrigatório.
As empresas que usam o eSocial não precisarão mais fazer anotações na carteira impressa, nem mesmo preencher a carteira de trabalho digital, pois as informações lançadas no sistema migraram automaticamente para a CTPS digital.
Essa mudança facilitou todo o processo de admissão, mas ainda é preciso se atentar ao passo a passo da admissão para fazer com que todos os dados estejam disponíveis de forma digital.
Para o colaborador que está sendo contratado, o que muda é que ele vai precisar informar somente o CPF na hora da contratação, e assim a empresa conseguirá cadastrar seus dados no aplicativo e todas as informações serão inseridas automaticamente – desde que o colaborador já tenha habilitado seu cadastro na plataforma, conforme mencionamos acima.
Outra vantagem para o trabalhador, é que ele poderá ter acesso às suas informações de maneira rápida e fácil sempre que for necessário. Essa praticidade também é vista para quem for solicitar o documento pela primeira vez. Em qualquer caso, esse documento é emitido muito mais rápido.
O processo pode ser feito diretamente pelo aplicativo, o que diminui o tempo gasto em agências de atendimento.
Além disso, a carteira de trabalho digital traz mais segurança, e evita o problema com perdas, deterioração do documento, ou a falta de espaço para anotações como acontecia quando ele era impresso.
A carteira de trabalho digital marcou um grande avanço no objetivo de digitalizar e desburocratizar diversos processos.
